Makalah Manajemen Umum (Perencanaan dan Penetapan Tujuan)

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan  puji syukur kehadirat tuhan yang  maha esa, kami telah dapat menyelesaikan buku ini, buku ini berisi ringkasan materi dan uraian materi yang diberikan mengacu pada tujuan pembelajaran yang berlaku saat ini. materi disajikan dalam bahasa yang tepat, lugas, dan  jelas sehingga mudah di pahami mahasiswa.

Perlu juga disadari, tujuan kuliah tidak  hanya menciptakan mahasiswa yang cerdas tetapa  juga mahasiswa yang  jujur, bertanggung  jawab, dan peduli terhadap sesama.

Demikian dari kami, semoga buku ini dapat diterima dan bermanfaat serta dapat menjadi sarana besar utama,  hasilnya pun semoga dapat di terapkan dalam kehidupan sehari-hari. keberhasilan anda ada di tangan anda, belajar terus dan jangan lupa berdo’a, sukses selalu untuk semua. kritik dan saran dari pembaca, kami  harapkan demi kesempurnaan buku ini.

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                               

i.

                                                               DAFTAR ISI

Kata Pengantar…………………………………………………………….....…….i

Daftar Isi…………………………………………………………………………….ii

BAB I Pendahuluan

A.      Latar Belakang Masalah………………………………….................1

B.      Rumusan Masalah…………………………………………...............1

BAB II Perencanaan dan Penetapan Tujuan

1.Proses Perencanaan

A.      Pengertian Perencanaan…………………………………..................2

B.      Empat tahap dasar perencanaan………………….….........................2

C.      Rencana operasional………………………………………................3

D.     Rencana strategic………………………………………….................4

E.      Faktor waktu dan perencanaan………………………........................4

2.Penetapan Tujuan

A.      Misi dan tujuan organisasi………………………………...................5

B.      Fungsi tujuan …………………………………………………...........5

C.      MBO(Managemen By Objective)………………………....................6

BAB III Penutup

A.      Kesimpulan………………………………………………………......8

B.      Pesan dan Kesan………………………………………………...........8

ii

                                                                   BAB I

                                                              Pendahuluan                                                                                

A. Latar Belakang Masalah

Perencanaan sangat penting sekali di dalam suatu organisasi, sebab dengan tanpa adanya perencanaan organisasi tersebut tidak akan berjalan dengan lancar. Dan perencanaan ini juga penting di dalam perusahaan karena jika tidak ada perencanaan di dalam perusahaan maka perusahaan tersebut tidak akan maju dan tidak akan di kenali oleh banyak orang. Jadi, perusahaan tersebut harus mempunyai suatu perencanaan contohnya saja, perusahaan harus mempunyai rencana untuk memperkenalkan perusahaannya kepada banyak orang / publik entah itu lewat internet, televisi, radio dan sebagainya.

B. Rumusan Masalah

            Hal yang di bahas dalam buku ini meliputi :

a)      Pengertian perencanaan dan tahapannya.

b)      Macam-macam perencanaan.

c)      Misi dan tujuan organisasi beserta fungsinya.

1.

BAB II

1. PROSES PERENCANAAN

A. PENGERTIAN PERENCANAAN

Perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat strategi untuk mencapai tujuan, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja organisasi. Menurut [1]Erly Suandy perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian  menyajikan (mengartikulasikan) dengan  jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh. Rencana informal adalah rencana yang  tidak tertulis dan bukan merupakan  tujuan bersama anggota suatu organisasi. Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan aktivitas perusahaan sehubungan dengan pencapaian  tujuan organisasi  perusahaan adalah dengan membuat perencanaan.

            Proses  perencanaan dimulai dengan misi  formal yang  menentukan dasar perusahaan, yang ditujukan  terutama  untuk kalangan luar. Kedua,  manajemen puncak bertanggung  jawab untuk menentukan tujuan dan rencana strategi yang mencerminkan komitmen terhadap efisiensi dan efektivitas perusahaan. Ketiga, Manajer  harus menyusun  rencana  taktis yang berfokus kepada langkah- langkah utama yang  harus dikerjakan oleh visinya sebagai bagian dari rencana strategik yang ditetapkan  oleh manajemen puncak.

B. 4 TAHAP DASAR PERENCANAAN

Semua kegiatan perencanaan pada dasarnya melalui 4 tahapan berikut ini.

Tahap 1 : Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan

Perencanaan dimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja. Tanpa rumusan tujuan yang jelas, organisasi akan menggunakan sumber daya secara tidak efektif.

Tahap 2 : merumuskan keadaan saat ini

Pemahaman akan posisi perusahaan sekarang dari tujuan yang hendak di capai atau sumber daya-sumber daya yang tersedia untuk pencapaian tujuan adalah sangat penting, karena tujuan dan rencana menyangkut waktu yang akan datang. Hanya setelah keadaan perusahaan saat ini dianalisa, rencana dapat dirumuskan untuk menggambarkan rencana

kegiatan lebih lanjut. Tahap kedua ini memerlukan informasi, terutama keuangan dan data statistik yang didapat melalui komunikasi dalam organisasi.

[2]

Tahap 3 : mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan

Segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu di identifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan. Oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor lingkungan intern dan ekstern yang dapat membantu organisasi mencapai tujuannya, atau yang  mungkin menimbulkan masalah  walaupun sulit dilakukan,  antisipasi keadaan, masalah dan kesempatan serta ancaman yang  mungkin terjadi di waktu mendatang adalah bagian esensi dari proses perencanaan.

Tahap 4 : mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan

Tahap terakhir dalam proses perencanaan meliputi pengembangaan berbagai alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif tersebut dan pemilihan alternatif terbaik (paling memuaskan) diantara berbagai alternatif yang ada.

C. RENCANA OPERASIONAL

Perencanaan operasional : kebutuhan apa saja yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan perencanaan strategi untuk mencapai tujuan strategi tersebut. Lingkup perencanaan ini lebih sempit dibandingkan dengan perencanaan strategi.

Perencanaan operasional yang khas :

1. Perencanaan produksi (Production Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan metode dan teknologi  yang dibutuhkan dalam pekerjaan.
2. Perencanaan keuangan (Financial Plans) : Perencanaan  yang berhubungan dengan dana yang dibutuhkan untuk aktivitas operasional.
3. Perencanaan Fasilitas ( Facilites Plans) : Perencanaan yang berhubungan dengan fasilitas & layout pekerjaan yang dibutuhkan untuk mendukung  tugas.
4. Perencanaan pemasaran (Marketing Plans) : Berhubungan dengan keperluan penjualan dan distribusi barang  / jasa. perencanaan sumber daya manusia (Human Resource Plans): berhubungan dengan rekruitmen, penyeleksian dan penempatan orang-orang dalam berbagai pekerjaan.

[3]

D. PERENCANAAN STRATEGIK

Perencanaan strategik ( strategic planning) adalah suatu perencanaan ke depan yang ditetapkan untuk dijadikan pegangan, mulai dari tingkat korporet sampai pada tingkat unit bisnis, produk dan situasi pasar. Perencanaan strategi merupakan strategik induk dari manajemen strategi yaitu visi , misi, tujuan strategi dan kebijakan.

Manajemen strategik adalah seni dan ilmu  penyusunan, penerapan, dan keputusan-keputusan lintas, manajemen strategik berfokus pada proses penetapan tujuan organisasi, pengembangan kebijakan dan perencanaan untuk mencapai sasaran, serta mengalokasikan sumber daya untuk menerapkan kebijakan dan merencanakan pencapaian tujuan organisasi. Manajemen strategik mengkombinasikan aktivitas-aktivitas dari berbagai bagian fungsional suatu bisnis untuk mencapai tujuan organisasi. Ada tiga tahapan dalam manajemen strategik, yaitu perumusan strategi, pelaksanaan strategi, dan evaluasi strategi.^[1]

Beberapa pakar dalam ilmu manajemen mendefinisikan manajemen strategik dengan cara yang berbeda-beda. Ketchen (2009) mendefinisikan manajemen strategik sebagai analisis, keputusan, dan aksi yang dilakukan perusahaan untuk menciptakan dan mempertahankan keunggulan kompetitif.^[2]

E. FAKTOR WAKTU DAN PERENCANAAN

Faktor waktu mempunyai pengaruh sangat besar terhadap perencanaan dalam tiga hal, yaitu:

1. waktu sangat diperlukan untuk melaksanakan perencanaan efektif

2. waktu sering diperlukan untuk melanjutkan setiap langkah perencanaan

tanpa informasi lengkap tentang  variable-variabel dan alternatif- alternatif, karena waktu               diperlukan untuk mendapatkan data dan memperhitungkan semua kemungkinan.

3. jumlah waktu yang akan dicakup dalam rencana harus dipertimbangkan.

Faktor waktu lainnya yang mempengaruhi perecanaan adalah seberapa sering rencana-  rencana harus ditinjau kembali dan diperbaiki. Ini tergantung pada sumber daya yang tersedia dan derajat ketetapan perencanaan manajemen.[4]

                                                           

Rencana jangka pendek, menengah dan panjang

Rencana – rencana jangka pendek mencakup berbagai rencana dari satu hari sampai satu tahun, rencana-rencana jangka menengah mempunyai rentangan waktu antara beberapa bulan sampai tiga tahun, dan rencana- rencana jangka panjang mengikuti kegiatan selama dua sampai lima tahun, dengan beberapa  rencana yang diproyeksikan dua puluh lima tahun atau lebih dimasa yang akan datang. Perencanaan jangka panjang berkenaan dengan perencanaan strategik.

2. PENETAPAN TUJUAN

A. MISI dan TUJUAN ORGANISASI

Tujuan adalah suatu hasil akhir, titik akhir atau segala sesuatu yang akan dicapai Misi dan Tujuan Organisasi Sebelum organisasi menentukan tujuannya, terlebih dulu menetapkan misi / maksud organisasi.

Misi adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Sedangkan Misi organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar. [1] Sasaran sering pula disebut tujuan, Sasaran memandu manajemen membuat keputusan dan membuat kriteria untuk mengukur suatu pekerjaan.

Etzioni mendefinisikan tujuan organisasi sebagai berikut :

1. Suatu pernyataan tentang keadaan yang diinginkan dimana organisasi bermaksud untuk merealisasikan.

2. Pernyataan tentang keadaan di waktu yang akan datang di mana organisasi sebagai kolektifitas mencoba untuk menimbulkannya.

B. FUNGSI TUJUAN

• Pedoman Bagi Kegiatan, melalui penggambaran hasil-hasil di waktu yang akan datang. Fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang  harus dan tidak harus dilakukan
• Sumber Legitimasi, akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan sumber daya dan dukungan dari lingkungan di sekitarnya
• Standar Pelaksanaan, bila tujuan dilaksanakan secara  jelas dan dipahami, akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi.
• Standar Motivasi, berfungsi sebagai motivasi dan identifikasi karyawan yang penting.[5]                                                                                                   

C. MANAGEMEN BY OBJECTIVE ( MBO )

Pertama kali diperkenalkan oleh [6]Peter Drucker dalam bukunya The Practice of Management pada tahun 1954. Management by objective dapat juga disebut sebagai manajemen berdasarkan sasaran, manajemen berdasarkan hasil (Management by Result), Goals management, Work  planning and review dan lain sebagainya yang  pada intinya sama. Management by objective menekankan pada pentingnya peranan tujuan dalam perencanaan yang efektif, dengan menetapkan prosedur pencapaian baik yang formal maupun informal, pertama dengan menetapkan tujuan yang akan dicapai dilanjutkan dengan kegiatan yang akan dilaksanakan sampai selesai baru diadakan peninjauan kembali atas pekerjaan yang telah dilakukan. Kegiatan MBO singkatan dari management by objective yaitu proses partisipasi yang melibatkan bawahan dan para manajer dalam setiap tingkatan organisasi yang dirumuskan dengan bentuk misi atau sasaran, yang dapat diukur dimana penggunaan ukuran ini sebagai pedoman bagi pengoperasian satuan kerja.

1.      Adanya komitmen para manajer tujuan pribadi dan organisasi, sehingga dia harus                                  berjumpa dengan bawahannya untuk memberikan penetapan tujuan dan menilainya.

2. Penetapan tujuan manajemen puncak yang dinyatakan dalam nilai tertentu yang dapat diukur, sehingga antara manajer dan bawahan mempunyai  gagasan yang jelas tentang apa yang diharapkan oleh manajemen  puncak, sehingga dapat diketahui antara individu dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.
3. Tujuan perseorangan, dimana antara manajer dan bawahan harus merumuskan tujuan bersama dan tanggung  jawab terhadap bagiannya secara jelas guna memahami tentang apa yang akan dicapai.
4. Perlunya partisipasi semua pihak, dimana semakin besar partisipasi dari semua anggota, maka semakin besar tujuan yang akan tercapai.
5. Otonomi dan implementasi rencana, disini bawahan dan manajer bebas untuk mengembangkan dan mengimplementasikan program-program pencapaian tujuannya.
6. Peninjauan kembali prestasi yang dilakukan secara periodik terhadap kemajuan tujuan.

Kebaikan dan Kelemahan MBO

Kebaikan :

• Mengetahui apa yang diharap-harapkan dari organisasi.
• Membantu manajer membuat tujuan  dan sasaran.
• Memperbaiki  komunikasi vertikal antara manajer dengan bawahan.
• Membuat proses evaluasi.

Kelemahan :

• Kelemahan yang melekat pada proses  MBO, dalam konsumsi waktu dan biaya yang besar.
• Dalam hal pengembangan dan implementasi program-program  MBO.

Unsur-unsur Efektivitas MBO

1. Agar MBO sukses maka manajer harus memahami dan mempunyai  keterampilan.
2. Tujuan merupakan hal yang realistis dan mudah dipahami oleh siapa pun  juga, sehingga tujuan ini sering digunakan untuk mengevaluasi prestasi  kerja dari manajer, apakah dia berhasil dalam tugasnya atau gagal.
3. Top manajer harus menjaga sistem MBO ini tetap hidup dan berfungsi sebagaimana mestinya.
4. Tanpa partisipasi semua pihak tidaklah mungkin program MBO ini berjalan, maka semua pihak harus mengetahui posisinya dalam hubungannya dengan tujuan yang akan dicapai, umpan balik terhadapnya sangat berguna.[7]

        BAB III

A. KESIMPULAN

Meskipun ada perbedaan pendapat tentang  pengertian perencanaan, tetapi  intinya sama yaitu untuk mencapai tujuan, dan perlu di ingat bahwa perencanaan strategik  merupakan perencanaan ke depan yang di tetapkan untuk di jadikan pegangan. perencanaan strategik ini merupakan induk dari  manajemen strategi  yaitu visi,misi,tujuan strategi  dan kebijakan.

            MBO atau yang di sebut dengan Managemen By Objective memiliki kebaikan dan kelemahan. Kebaikan MBO diantaranya mengetahui apa yang di harap-harapkan dari organisasi, dan kelemahannya yaitu Dalam hal pengembangan dan implementasi program-program MBO.

B. PESAN DAN KESAN

Bagus sekali buku ini karena menjelaskan secara lengkap dan semoga buku ini banyak diminati oleh banyak orang.

8.

---

[1] Erly Suandy, Perencanaan pajak, (2003)

                                                                        2.

[3] 1. Erly Suandy, Perencanaan pajak, (2003)

                                                                        3.

1.      ^ David  Fred  R,  Manajemen  strategi konsep konsep edisi Sembilan , ( PT Indeks Kelompok Gramedia ,2004), ISBN 979-683-700-5.

2.      ^ Ketchen Jr. D. et all, Strategy 2008-2009, (New York: McGraw-Hill, 2009)

4.

1.R. Molz, "How Leaders Use Goals," Long Range Planning, (Oktober 1987). p. 81.

                                                                        5.

[6] Peter Drucker ,The Practice of Management, ( 1954).                                                                                                                                          

6.

[7] 6. Peter Drucker, The Practice of Management, ( 1954).

                                                                        7,
contoh kumpulan kkp makalah pendahuluan penelitian mahasiswa tentang teknik informatika komputer doc